I vantaggi di un software gestionale per aziende e PMI

Perché un’azienda, come ad esempio una delle tante PMI italiane, dovrebbe dotarsi di un software gestionale, quali i sono i vantaggi che può dare questo particolare strumento? Un software gestionale può essere potenzialmente molto utile in qualsiasi azienda, indipendentemente dal suo settore o dalle dimensioni, perché tiene in ordine le informazioni, permette di ottenere report aggiornati delle proprie attività e se ben sfruttato anche di abbattere vari costi.

Ne abbiamo parlato con Federico Albani che con la sua web agency Roma New Group da anni fornisce soluzioni personalizzate per professionisti e per piccole e media imprese.

Se si opta per un software gestionale in cloud, come molti di quelli di ultima generazione, si ha anche il vantaggio di poter dare accesso ai dati a diversi collaboratori, anche da remoto e di poter accedere alle informazioni anche mentre si è in viaggio, magari all’estero, in modo molto semplice e smart, da qualsiasi dispositivo. Dalla produzione alla distribuzione, per arrivare all’assistenza clienti, tutto può essere gestito e ottimizzato grazie ad un software gestionale. I vari processi aziendali possono essere ottimizzati e costantemente analizzati, per evidenziare eventuali criticità e possibili margini di miglioramento.

Chi non ama particolarmente questi strumenti spesso li critica perché li considera eccessivamente rigidi e difficili da adattare alle esigenze delle diverse società, in realtà i software gestionali per aziende sono altamente personalizzabili, spesso anche in totale autonomia, senza dover necessariamente affidarsi a dei programmatori esterni.

Hanno una struttura modulare e permettono di attivare e configurare solo le funzionalità di proprio interesse. La personalizzazione, in base alle specifiche esigenze aziendali e a come queste possono anche cambiare ed evolversi nel tempo, così come la possibilità di sfruttare le grandi potenzialità della Rete e delle più moderne tecnologie, per ottimizzare i processi aziendali, sono tra i più rilevanti punti di forza dei migliori software gestionali attualmente in circolazione.

Si possono collegare questi software, ad esempio, al proprio sito web, così da integrare la gestione dei contatti, degli ordini, del magazzino e molto altro ancora. Si può accedere alle informazioni anche dal proprio smartphone e non si deve quindi recarsi fisicamente in ufficio per recuperare il contatto di un cliente. Il gestionale può poi anche essere integrato con il sistema di fatturazione elettronica e facilitare così ulteriormente la vita dell’azienda e in particolare di chi si occupa della sua contabilità.

Un buon programma gestionale aziendale, se usato a dovere, fa risparmiare tempo e quindi denaro e permette un’organizzazione del lavoro decisamente più flessibile. Le varie risorse possono gestire direttamente parte dei dati e tenere aggiornati quelli di loro competenza, contribuendo alla creazione e al continuo sviluppo di una risorsa aziendale comune e condivisa. Per un’azienda di media e grandi dimensioni un gestionale è praticamente irrinunciabile, ma anche in una PMI può rivelarsi uno strumento veramente molto utile.

I vantaggi di un software gestionale per aziende e PMI sono numerosi e innegabili, quello che spesso manca in azienda è un’adeguata formazione che permetta di comprendere le potenzialità dello strumento e di usarlo quindi al suo meglio. Se ci si dota di un software, così come d’altra parte di ogni altro strumento, ma poi non lo si utilizza a dovere, ad esempio tenendone costantemente aggiornati i dati, senza dubbio si andrà a ridurre in modo assai rilevante la sua efficacia. Spesso le aziende che finiscono per considerare poco utile un programma gestionale, arrivano a questa conclusione proprio perché non hanno saputo strutturarsi, organizzarsi e formare a dovere le varie risorse, affinché i vantaggi dello strumento emergessero con chiarezza, semplificando il lavoro, nella loro quotidianità. L’informatica può essere una preziosa alleata dell’azienda, ma il software, così come altri strumenti, è solo un mezzo, bisogna volerlo e saperlo usare per ottenere i risultati sperati.